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Prozessmanagement

Definition Prozess

  • geregelter/wiederholender Ablauf
  • konsumiert Ressourcen
  • ein guter Prozess, produziert mehr Output als er Ressourcen verbraucht.
  • sollte begrenzt sein
  • klare Grenzen
  • Prozesse sind Komplex

Ein Prozess ist eine geregelte Abfolge von Aktivitäten, welche einerseits Ressourcen konsumiert und andererseits eine Leistung erbringt. Prozesse kommunizieren untereinander und innerhalb der Prozess-Schale

UML

OOA

  • System abgrenzen
  • Prozesse analysieren
  • LFD

*Ablauf*

  1. System Abgrenzen
    • LFD
    • Kontextdiagramm
  2. Use-Cases inventarisieren
    • Use-Case Diagramm
  3. Abschluss der Analyse
    • Aktivitätsdiagramm
    • Kommunikationsdiagramm
    • Sequenzdiagramm
    • Zustandsdiagramm

*OOD*

  • Prozesse gemäss den Erkentnissen aus OOA anpassen.
  • Klassendiagramm

*OOP*

  • Programmieren
  • Prozess implementieren

Leistungsflussdiagramm

  • Zeigt die konsumierten/erzeugten Leistungen auf
  • Zeigt System Grenzen auf
  • Definiert Schnittstellen

Komplexität

Etwas das komplex ist, erscheint auf den ersten Blick kompliziert hat jedoch bei genauerer Betrachtung System. Komplex ist ein System welches man selbst dann in seiner Gänze erklären kann wenn man alle Einzelteile kennt.

Wozu

  • Komplexe Prozess beinhalten mehr mögliche Gefahren als einfache.
  • Prozessmanagement versucht komplexe Prozesse zu vereinfachen.

Bewertung

  • Prozesse x Interaktionen
  • Wichtigkeit des Elements/Interaktion
  • Wissen/Erfahrung

Die Bewertung soll aufzeigen welcher Prozess komplexer ist und hilft Verbesserungsmöglichkeiten zu ermitteln.

  1. Informationen beschaffen -> im LFD die Prozesse und Interaktionen herauslesen und separat auflisten.
  2. Komplexität der Prozesse ermitteln -> Wissen(K) x Importance(I)=Prozessprodukt
  3. Komplexität der Interaktionen ermitteln -> Wissen(K) x Importance(I)=Interaktionsprodukt
  4. Komplexitäten multiplizieren -> Prozessprodukt x Interaktionsprodukt=Komplexität

*Prozesskomplexität*

Prozess Wichtigkeit(I) Wissen(K) Produkt(IxK)
Beschreibung 1 0.7 0.7
Beschreibung 0.2 0.7 0.14
  0-1, 0=unwichtig Total 0.21

Interaktionskomplexität

Sender Empfänger Wichtigkeit(I) Wissen(K) Produkt(IxK)
Sender Empfänger 0.8 0.6 0.48
Sender Empfänger 0.3 0.8 0.24
    0-1, 0=unwichtig Total 0.72

Business Process Modell Notation

  • Modellierung für Geschäftsprozesse
  • Regelt Zuständigkeiten
  • Hat einen Start und ein Ende

Use Case Diagramm

  • Wird immer als erstes erstellt
  • Inventarisierung von Anwendungsfällung
  • Möglichste einfach und vollständig
  • dient zum Sicherstellen das kein Anwendungsfall im LFD vergessen wurde

Kontextdiagramm

Zeigt die Systemumgebung auf. Entspricht einem Leistungsflussdiagramm mit Umsystemen. Zeigt zudem auf welche Schnittstellen es zum System gibt. Grenzt dabei das System klarer ab. Besser nicht zu komplex machen sonst wird es unübersichtlich.

Element

  • Umwelt und Systemgrenzen
  • Prozess
  • Leistung
  • verbindungen als Fluss

Beispiel

Aktivitäts Diagramm

  • Visualisiert den Ablauf
  • darstellen paralleler Prozesse
  • Zeigt Kontroll und Datenflüsse einer Aktion
  • Benötigt immer einen Start- und einen Endpunkt

Paketdiagramm

  • Zeigt die Komponenten in einem System
  • Gibt einen Gesamtüberblick
  • Wichtig Komponenten können durch gleichwertige Komponenten ersetzt werden.

Verteilungsdiagramm

  • Zeigt auf welcher Hardware, welche Software läuft.
  • Kommunikation zwischen Geräten
  • Gibt auch einen Gesamtüberblick über das System

Timingdiagramm

  • Zeigt die Zustände in Abhängigkeit zur Zeit an.
  • Zeigt auch auf wie Systeme aufeinander reagieren.

Wissensmanagement

  • Wissen bedeut zu wissen wie etwas gemacht wird.
  • Reduziert das Risiko in Prozessen
  • Kann Zeit und Geld sparen
  • Wettbewerbsvorteil
Wissen Individuell Kollektiv
Stillschweigende Wissen Werte Verhaltensregeln
  Einstellung  
  Erfahrugen  
Explizites Wissen Dokumentierbares Fachwissen Richtlinien
  Statistisches Wissen Prozessdefinitionen
    Verfahren

Wissensoperationen

KPI und Stakeholder

  • Kennzahl um Fortschritte im Unternehmen zu messen: Gewinn, Umsatz, Besucherzahlen, produktive Zeit, Arbeitsstunden, offene/abgeschlossene Projekte, Fehlerquote
  • KPI sind für Steakholder interessant da man an ihnen einfach eine Entwicklung ablesen kann.
  • Die Stakeholder haben unter Umständen grossen Einfluss auf ein Projekt.
  • Mittels der Stakeholder Analyse lässt sich feststellen wir besonders viel Einfluss auf das Projekt hat und wer unter strategischen Wert als Spielemacher haben könnte.

Risikoanalyse

  • Prozessänderungen bergen Risiken
  • Risikoanalysen sind abhängig vom Wissen welches man hat. Fehlt das Wissen können keine Analysen darüber erstellt werden.
  • Dienen dazu Feuerwehraktionen zu vermeiden in dem man bereits vorhergehend mögliche Massnahmen definiert.
  • Hilft bei der Entscheidungsfindung
  • Nachvollziehbarkeit und Transparenz
  • Kann alternative Chancen aufzeigen

Ablauf

  1. Informationen beschaffen -> LFD
  2. Prozesse Auflisten
  3. Denn Sollzustand jedes Prozesses erfassen
  4. Mögliche Abweichungen erfassen
  5. Eintreffenswahrscheinlichkeit und Auswirkung bewerten. Die Zahlen ist in Prozent (2/5 wären dann 40%) sehen.
  6. Risikoprioritätszahl berechnen ETW x EFK=RPZ
  7. Interpretieren

Durchlaufzeit

Synchronisieren von Prozessen hilft dabei Wartezeiten zu reduzieren. Parallelisieren kann den Output erhöhen. Am meisten Potential haben in der Regel die Organisation der Auftragsabwicklung sowie bei der Arbeitsorganisation.

Bewertung Variante 1

  1. FLD erstellen
  2. Use Case Diagramm erstellen
  3. Use Cases zusammen mit den Includes auflisten.
  4. Bearbungszeit aufnehmen (B)
  5. Wartezeit aufnehmen (W)
  6. Repetitionsfehler aufnehmen (R)
  7. Ergebnis berechnen (B+W)*(1+R)=DLZ

Bewertung Variante 2

Eine vereinfachte Variante zur Berechnung der Durchlaufzeit. Der Umlaufbestand ist dabei die zu verarbeitende Menge. Umlaufbestand/Durchsatz=Durchlaufzeit.

Prozesskosten

Prozesskosten dürfen auch nur dafür verwendet werden um Prozess miteinander zu vergleichen und nicht um die Kosten effektiv zu berrechnen.

Bewertung

  1. LFD erstellen
  2. Use Case Diagramm erstellen
  3. Use Cases zusammen mit den Includes auflisten
  4. Bearbeitungszeit aufnehmen (B)
  5. Kostensatz bestimmen (KS=Kosten/Zeit)
  6. Repetitionsfehler bestimmen (R)
  7. Kosten errechnen -> KS x B x (1+R)

BPR

In der Regel verbessern sich Unternehmen mit KVPs. Allerdings ist manchmal eine radikale Änderung nötig. Etwa weil man sich vorher nicht genügend verbessert hat oder weil man vom Markt dazu gedrängt wird.

  • Sollte am Kernprozess orientiert sein.
  • Sollte Kunden orientiert sein. Der Kunde soll merken das sich etwas verbessert hat.
  • Ist tiefgreifend sonst ist es KVP.
  • Ist ganzheitlich, soll alle Prozesse und Mitarbeiter beinhalten.
  • Sollte IT basiert sein.
  • Ist auf den Soll Zustand ausgerichtet. Nicht an alten Abläufen festhalten. Structure follows Process.
  • Die Verbesserungen müssen um Grössenordnungen besser sein als vorher.

Zusammenhänge

Die Bedürfnisse des Kunden müssen gegenüber den internen Kosten abgewogen werden.

Auswirkungen

Erhöhen

  • Mitarbeiterzufriedenheit
  • Qualität
  • Kenntnis der Kundenanforderung

*Senken*

  • Schnittstellen
  • Reklamationen
  • Durchlaufzeiten
  • Kosten insgesamt

Vorgehen

  1. Wettbewerbskritische Geschäftsprozesse definieren: Kundenorientiert, Benchmarking, Mitarbeiter mit einbeziehen
  2. Prozessanalyse durchführen: Externe Berater, auf Schwachstellen konzentrieren, Bestandesaufnahme, Prozesskenngrössen bestimmen
  3. Soll-Struktur erstellen: Flexible und zugeschnittene Prozesse, Abläufe vereinfachen.
  4. Umsetzen: Interne Arbeit, Change Management
  5. Zielüberprüfung

*Zu Beachten*

  • systematisches Vorgehen
  • Unterstützung der Geschäftsleitung
  • Klare Zielvorgaben
  • Change Management
  • motivierte Mitarbeiter

Erfolg

Im besten Fall schaft man ein BPR zwei Mal. Mehr ist meist Aufgrund von Ressourcen Problemen nicht mehr möglich. Häufigster Grund fürs Scheitern ist das mittlere Kader da diese am meisten zu verlieren haben.

Multiple Nuclues

Änderungen können von vielen Seiten her kommen. Idealerweise sollte dies auch so umgesetzt werden und nicht nur von oben nach unten sonst fühlen sich die Leute übergangen.

Konflikte

Bei Konflikten am besten die Personen finden die andere Prozesse etabliert haben um mit ihnen die neuen Prozesse zu erarbeiten. Diese Leute sind in der Regel in ihrer Gruppe die Leader und können neue Ideen einbringen und auch wieder an ihre Kollegen vermarkten.

IT Hilfsmittel für BPR

Machine Learning

  • Unsupervised Learning
  • Supervised Learning

Wissensverarbeitung

  • Expertensystem
  • Genetische Algorithmen

Unsupervised Learning

Man gibt einem System einen Haufen Daten welche es dann selber versucht zu kategorisieren. Etwa eine Gruppe von Menschen nach Gewicht und Grösse. Bei diesem Beispiel werden dann etwa ca. 2 Gruppen entstehen. Nämlich Männer und Frauen.

Supervised Learning

Man gibt einem System einen Haufen Daten die bereits beschriftet sind. Dadurch kann das System sich dann Merkmale heraussuchen die, die Gruppen identifizieren. Durch Testläufe und Korrekturen wird dem System gezeigt wo es falsch liegt damit es seine Parameter verbessern kann.

Experten System

Etwa ein FAQ oder ein internes Wiki. Einfach ein System wo ein Experte sein Wissen ablegt und ein Laie das Wissen abrufen kann.

Genetische Algorithmen

Es werden tausende an verschiedenen Variationen ausprobiert. Nach einer definierten Anzahl wird die beste Variante genomen und als Basis für eine neue Generation genommen. Entspricht also in etwa der natürlichen Selektion.

Repetitionsfragen

Nenne vier Punkte die einen Prozess ausmachen
Wertschöpfung, Output grösser als Input, Komplex, wiederholender Ablauf, klare Grenzen
Was zeigt ein Leistungsflussdiagramm
Systemgrenzen, Wie und wo Leistungen entstehen.
Warum soll die Komplexität ermittelt werden?
Um Prozesse untereinander zu vergleichen. Etwa um festzustellen ob bestehende Prozesse komplex sind. Oder um etwa verschiedene Varianten gegenüber einander zu vergleichen.
Ein sehr wichtiger (I=0.9) Prozess der viel Wissen erfordert (K=0.9) ist (sehr, mittelmässig, wenig) Komplex
sehr Komplex
Ein Diagramm welches einen Start/Endpunkt, Swimmlanes hat
BPMR oder Aktivitätendiagramm
Ein Use Case Diagramm wird erstellt warum?
Um Anwendungsfälle zu inventarisieren und um zu sehen ob man allenfalls noch etwas im LFD vergessen hat.
Roter Faden
LFD/BPMN
KPI
Gewinn, Umsatz, Besucherzahl, Prod. Zeit, Arb. Stunden, offene/abg. Projekte, Fehlerquote
BPR
Kernkompetenzen erfassen, Prozesse analysieren, Varianten überlegen, Umsetzung, Zielüberprüfung

Glossary

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Business Process Modell Notation
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Business Process Re-Engineering
<>
Aufwändig aber vorhersehbar
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nicht vorhersehbar
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Key Performance Index
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Objektorientiertes Analyse
<>
Objektorientiertes Design
<>
Objektorientiertes Programmierung
<>
Unified Modelling Language
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